Trong quá trình vận hành doanh nghiệp, nhiều chủ đầu tư và người làm kế toán thường quan tâm đến chi phí thuê văn phòng dưới 100 triệu có thuộc diện chịu thuế hay không. Đây là câu hỏi tưởng chừng đơn giản nhưng lại liên quan đến nhiều quy định pháp lý về thuế GTGT, thuế TNCN, lệ phí môn bài. Việc hiểu đúng bản chất vấn đề sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu ngân sách, giảm rủi ro pháp lý trong quá trình hạch toán chi phí thuê trụ sở làm việc.
Vậy mức chi phí thuê bao nhiêu thì phải nộp thuế? Trường hợp nào được miễn? Cùng thuevanphong24h.com tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây!
Quy định thuế đối với chi phí thuê văn phòng dưới 100 triệu
Ngưỡng 100 triệu đồng/năm có ý nghĩa gì trong pháp luật thuế?
Trong lĩnh vực thuế, con số 100 triệu đồng/năm là một mốc quan trọng. Theo quy định của Luật Quản lý thuế, các văn bản hướng dẫn, nếu cá nhân cho thuê tài sản có doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở xuống thì không thuộc diện chịu thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN).
Điều này có nghĩa là nếu bạn ký hợp đồng thuê văn phòng với một cá nhân có tổng doanh thu từ việc cho thuê không vượt 100 triệu đồng/năm, thì về nguyên tắc người cho thuê không phải kê khai hay nộp thuế.
Tuy nhiên, nếu hợp đồng kéo dài trên một năm hoặc tổng giá trị thuê vượt ngưỡng này, nghĩa vụ thuế sẽ được kích hoạt và bạn cần lưu ý chi tiết hơn về thời điểm phát sinh.
Các loại thuế áp dụng khi thuê văn phòng cần biết
Khi thuê văn phòng, tùy theo đối tượng cho thuê là cá nhân hay doanh nghiệp, sẽ phát sinh các loại thuế khác nhau. Thông thường, ba loại thuế phổ biến nhất bao gồm:
-
Thuế GTGT: Thường là 5% trên doanh thu cho thuê.
-
Thuế TNCN: Áp dụng 5% với cá nhân cho thuê.
-
Lệ phí môn bài: Với cá nhân cho thuê có tổng thu nhập >100 triệu/năm, sẽ phải nộp lệ phí theo mức 300.000 – 1.000.000 đồng/năm.
Với trường hợp thuê văn phòng từ doanh nghiệp, các loại thuế này thường đã được tính trong hóa đơn VAT. Tuy nhiên, nếu thuê từ cá nhân, người thuê nên làm rõ trong hợp đồng về trách nhiệm kê khai nộp thuế.
Khi nào không phải nộp thuế, khi nào bắt buộc phải nộp?
Nếu chi phí thuê văn phòng dưới 100 triệu/năm và người cho thuê là cá nhân, thì theo quy định hiện hành, cá nhân này không phải nộp thuế GTGT, TNCN hay lệ phí môn bài.
Ngược lại, nếu tổng thu nhập từ cho thuê văn phòng trong năm của người cho thuê vượt 100 triệu đồng (dù mỗi hợp đồng dưới 100 triệu), thì cá nhân đó vẫn thuộc diện phải kê khai và nộp thuế đầy đủ.
Đặc biệt, nếu bạn thuê từ doanh nghiệp thì gần như chắc chắn bạn sẽ nhận được hóa đơn VAT – điều này đồng nghĩa doanh nghiệp cho thuê đã thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định.
Lưu ý quan trọng với chi phí thuê văn phòng dưới 100 triệu để tránh rủi ro pháp lý
Sự khác biệt giữa thuê của cá nhân và doanh nghiệp
Việc thuê văn phòng từ cá nhân hay doanh nghiệp sẽ dẫn đến cách xử lý thuế hoàn toàn khác nhau. Khi thuê từ doanh nghiệp, bạn dễ dàng nhận được hóa đơn tài chính, chi phí thuê hợp lệ được đưa vào chi phí tính thuế.
Còn thuê từ cá nhân, nếu không có hóa đơn, bạn cần có hợp đồng rõ ràng, chứng từ thanh toán đầy đủ, kèm cam kết từ bên cho thuê. Điều này giúp bạn bảo vệ mình khi quyết toán thuế hoặc bị kiểm tra.
Cách ghi rõ trách nhiệm thuế trong hợp đồng thuê
Một hợp đồng thuê văn phòng hợp pháp cần quy định rõ ai là người chịu trách nhiệm kê khai và nộp thuế.
Cụ thể, bạn có thể thêm điều khoản:
-
Nếu người cho thuê là cá nhân, ghi rõ tổng doanh thu cho thuê trong năm là bao nhiêu.
-
Nếu tổng thu nhập trên 100 triệu/năm, người cho thuê cần cam kết kê khai thuế đầy đủ.
-
Trường hợp bên thuê thay mặt bên cho thuê nộp thuế, cần có điều khoản ràng buộc kèm biên lai xác nhận.
Điều này giúp bạn chứng minh chi phí hợp lý trong hồ sơ kế toán thuế doanh nghiệp.
Lời khuyên để tối ưu chi phí và xử lý thuế đúng luật
Để tối ưu chi phí thuê văn phòng dưới 100 triệu, bạn nên:
-
Lựa chọn thuê từ cá nhân nếu ngân sách hạn chế, song phải có hợp đồng và giấy tờ chứng minh rõ ràng.
-
Đàm phán để bên cho thuê chịu trách nhiệm thuế nếu vượt ngưỡng 100 triệu đồng/năm.
-
Nếu là doanh nghiệp mới thành lập, nên thuê văn phòng chia sẻ hoặc coworking space có xuất hóa đơn rõ ràng.
Việc chuẩn bị giấy tờ kỹ lưỡng sẽ giúp doanh nghiệp tránh rắc rối pháp lý, đặc biệt trong khâu quyết toán thuế với cơ quan nhà nước.
Chi phí thuê văn phòng dưới 100 triệu có thể không phải nộp thuế, nhưng chỉ khi đáp ứng đúng quy định về doanh thu và đối tượng cho thuê. Doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định này để tránh những rủi ro không đáng có trong quá trình vận hành. Việc ghi rõ nghĩa vụ thuế, chuẩn bị đầy đủ chứng từ là yếu tố sống còn khi sử dụng chi phí thuê văn phòng làm chi phí hợp lệ. Dù thuê từ cá nhân hay doanh nghiệp, sự chủ động về pháp lý sẽ luôn là “lá chắn an toàn” cho bạn.
Hãy theo dõi thuevanphong24h.com mỗi ngày để không bỏ lỡ bất kỳ bản tin mới nhất nào về kinh nghiệm & bí quyết để thuê văn phòng TPHCM, Hà Nội,… nhé!
