Cải tạo văn phòng là bước quan trọng để tạo ra không gian làm việc hiệu quả, chuyên nghiệp và phù hợp với văn hóa doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều chủ doanh nghiệp, startup hoặc bộ phận vận hành mắc phải những sai lầm khiến chi phí đội lên, thời gian kéo dài hoặc không gian không đáp ứng nhu cầu. Cùng thuevanphong24h tham khảo 3 sai lầm phổ biến dưới đây.
1. Không Xác Định Rõ Nhu Cầu Thuê và Cải Tạo Văn Phòng Từ Đầu
Thiếu Khảo Sát Số Lượng Nhân Sự, Mô Hình Làm Việc và Không Gian Cần Thiết
Một trong những lỗi lớn nhất khi cải tạo văn phòng là không xác định rõ nhu cầu sử dụng. Doanh nghiệp thường bỏ qua việc đánh giá số lượng nhân sự hiện tại và dự kiến trong tương lai, mô hình làm việc (truyền thống, hybrid hay remote) hoặc đặc thù công việc (cần không gian sáng tạo, yên tĩnh hay hội họp).
Ví dụ, một startup công nghệ cần không gian mở để khuyến khích giao tiếp, nhưng lại chọn mặt bằng quá nhỏ hoặc bố trí quá nhiều vách ngăn, dẫn đến cảm giác chật chội và cản trở năng suất.
Giải pháp: Trước khi thuê văn phòng, hãy lập danh sách các yêu cầu cụ thể: số lượng nhân viên, loại hình công việc, không gian cho phòng họp, khu vực nghỉ ngơi, hoặc kho lưu trữ. Tham khảo ý kiến từ các phòng ban để đảm bảo mọi nhu cầu được đáp ứng.
Sai Kích Thước hoặc Bố Cục Văn Phòng Dẫn Tới Dư Thừa hoặc Chật Chội
Chọn mặt bằng quá lớn hoặc quá nhỏ đều gây lãng phí. Một văn phòng dư thừa diện tích làm tăng chi phí thuê và vận hành (điện, điều hòa, vệ sinh), trong khi không gian quá chật gây bất tiện, giảm sự thoải mái của nhân viên. Ví dụ, một doanh nghiệp nhỏ thuê mặt bằng tại tòa nhà văn phòng hạng A rộng 300m² nhưng chỉ sử dụng 150m², dẫn đến lãng phí hàng triệu đồng mỗi tháng.
Giải pháp: Đo đạc kỹ mặt bằng và tính toán diện tích cần thiết dựa trên tiêu chuẩn (thường 4-6m²/người cho văn phòng hiện đại). Lựa chọn bố cục linh hoạt, sử dụng nội thất mô-đun để dễ dàng điều chỉnh khi quy mô công ty thay đổi.
Bỏ Qua Ngân Sách Cải Tạo Văn Phòng và Chi Phí Vận Hành Bổ Sung
Nhiều doanh nghiệp chỉ tập trung vào chi phí thuê mà quên tính toán chi phí cải tạo văn phòng và vận hành lâu dài như điện, nước, internet, bảo trì. Một văn phòng cũ có thể yêu cầu sửa chữa lớn (sàn, trần, hệ thống điện), khiến ngân sách vượt xa dự kiến.
Giải pháp: Lập ngân sách chi tiết bao gồm chi phí cải tạo (sơn tường, thay nội thất, lắp đặt hệ thống) và chi phí vận hành hàng tháng. Dự trù thêm 10-15% cho các chi phí phát sinh. Tham khảo báo giá từ các nhà thầu uy tín để có con số thực tế.
Xem thêm: Tư Vấn Cho Thuê Văn Phòng Tại HCM Giá Tốt, Vị Trí Đắc Địa
2. Chủ Quan Về Hợp Đồng Thuê & Quyền Cải Tạo Văn Phòng
Ký Hợp Đồng Thuê Mà Không Rõ Điều Khoản Sửa Chữa, Hoàn Trả Nguyên Trạng
Hợp đồng thuê văn phòng thường chứa các điều khoản phức tạp về cải tạo và hoàn trả mặt bằng. Nhiều doanh nghiệp không đọc kỹ, dẫn đến tranh chấp khi kết thúc hợp đồng. Ví dụ, chủ nhà có thể yêu cầu hoàn trả mặt bằng về trạng thái ban đầu, buộc doanh nghiệp chi thêm hàng chục triệu đồng để tháo dỡ vách ngăn, sơn lại tường.
Giải pháp: Đọc kỹ hợp đồng, đặc biệt các điều khoản về sửa chữa, cải tạo và hoàn trả mặt bằng. Thương lượng để chủ nhà đồng ý giữ nguyên một số cải tạo (như vách ngăn, sàn) nếu chúng tăng giá trị mặt bằng. Thuê luật sư hoặc chuyên gia bất động sản kiểm tra hợp đồng nếu cần.
Không Thương Lượng Thời Gian Thi Công Cải Tạo Miễn Phí
Chủ nhà thường cung cấp “thời gian miễn phí” để cải tạo trước khi tính tiền thuê. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp không tận dụng hoặc không thương lượng rõ ràng, dẫn đến phải trả tiền thuê trong khi văn phòng chưa sử dụng được.
Giải pháp: Đàm phán thời gian miễn phí cải tạo (thường 1-2 tháng tùy quy mô) trước khi ký hợp đồng. Đảm bảo thời gian này được ghi rõ trong hợp đồng để tránh phát sinh chi phí.
Bỏ Qua Kiểm Tra Hiện Trạng Mặt Bằng và Biên Bản Bàn Giao
Không kiểm tra kỹ mặt bằng trước khi nhận bàn giao có thể dẫn đến rủi ro. Ví dụ, hệ thống điện hoặc ống nước hỏng hóc nhưng không được ghi nhận, doanh nghiệp sẽ phải tự chi trả sửa chữa. Khi trả mặt bằng, chủ nhà có thể yêu cầu bồi thường cho những hư hỏng không phải do bạn gây ra.
Giải pháp: Lập biên bản bàn giao chi tiết, ghi lại hiện trạng mặt bằng (tường, sàn, trần, hệ thống điện, nước). Chụp ảnh hoặc quay video làm bằng chứng. Thỏa thuận rõ với chủ nhà về trách nhiệm sửa chữa các hư hỏng trước khi nhận bàn giao.
3. Bỏ Qua Vị Trí, Tiện Ích & Thiết Kế Không Gian Làm Việc Hiệu Quả
Thuê Mặt Bằng Ở Vị Trí Bất Lợi Ảnh Hưởng Tuyển Dụng và Khách Hàng
Vị trí văn phòng ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng thu hút nhân tài và khách hàng. Một mặt bằng ở khu vực giao thông bất tiện, thiếu tiện ích (bãi đỗ xe, quán ăn, siêu thị) có thể khiến nhân viên bất mãn và khách hàng khó tiếp cận. Ví dụ, một startup công nghệ đặt văn phòng ở ngoại ô xa xôi sẽ khó tuyển dụng nhân sự chất lượng cao.
Giải pháp: Chọn vị trí gần trung tâm hoặc khu vực có giao thông thuận tiện, tiện ích đầy đủ. Nghiên cứu kỹ khu vực (tòa nhà văn phòng hạng A, B hay C) và khảo sát ý kiến nhân viên trước khi quyết định.
Thiết Kế Văn Phòng Không Phù Hợp
Thiết kế văn phòng không chỉ cần đẹp mà còn phải hiệu quả. Ánh sáng tự nhiên yếu, bố trí vách ngăn cứng nhắc hoặc không gian bị lãng phí (góc chết, hành lang rộng) làm giảm năng suất làm việc. Một văn phòng thiếu ánh sáng tự nhiên có thể khiến nhân viên mệt mỏi, giảm hiệu quả làm việc.
Giải pháp: Ưu tiên thiết kế mở với ánh sáng tự nhiên, bố trí linh hoạt. Sử dụng vách ngăn kính hoặc nội thất di động để dễ dàng thay đổi. Tham khảo ý kiến từ các nhà thiết kế nội thất văn phòng chuyên nghiệp để tối ưu không gian.
Chi Phí Cải Tạo Văn Phòng Quá Cao Hoặc Thiết Kế Theo “Mốt”
Một số doanh nghiệp chạy theo xu hướng thiết kế hiện đại (như phong cách tối giản hoặc công nghệ cao) mà không cân nhắc hiệu quả sử dụng. Ví dụ, đầu tư vào nội thất đắt đỏ hoặc cải tạo phức tạp nhưng không phù hợp với nhu cầu thực tế, dẫn đến lãng phí ngân sách.
Giải pháp: Tập trung vào thiết kế thực dụng, phù hợp với ngành nghề và văn hóa công ty. Chọn các sản phẩm nội thất chất lượng tốt nhưng giá hợp lý, ưu tiên vật liệu bền vững và dễ bảo trì. Tham khảo các mẫu thiết kế văn phòng hiện đại tại Vacons.com.vn để có ý tưởng phù hợp.
Cải tạo văn phòng không chỉ là thay đổi không gian mà còn là đầu tư vào hiệu suất làm việc và hình ảnh doanh nghiệp. Trước khi bắt tay vào công việc này, hãy đặt đúng câu hỏi: “Văn phòng này sẽ giúp doanh nghiệp tôi phát triển thế nào?”. Và đừng quên theo dõi thuevanphong24h để luôn cập nhật những mẹo hay trong thiết kế văn phòng.
